Zugriff nur auf das, was ihr freigebt.
ProcessMagnet verbindet sich über die Schnittstellen (APIs) eurer Systeme — und liest darüber nur, was die dort hinterlegten Berechtigungen zulassen. Diese Seite sagt, wie weit dieser Zugriff reicht und wo die Daten liegen.
Der Zugriff im Einzelnen
Die vier Aussagen, die eure IT für eine Ersteinschätzung braucht.
ProcessMagnet klemmt sich an die Schnittstellen (APIs) eurer Systeme und arbeitet mit genau den Berechtigungen, die dort hinterlegt sind. Was ein freigegebenes Konto nicht sehen darf, sieht auch ProcessMagnet nicht — bestehende Rechte werden nicht umgangen. Für jede Quelle legt ihr zusätzlich fest, wie tief gelesen wird und wer die Ergebnisse sieht.
Es entsteht kein zweiter, unkontrollierter Datenbestand neben euren Systemen. ProcessMagnet liest, was für die Prozesserkennung nötig ist, und legt das Ergebnis — die erkannten Prozesse, Rollen und Anforderungen — in eurem Organisationssystem ab.
Eure Prozessdaten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. Außerhalb der EU verarbeiten genau drei Dinge: die Anmeldung, je nachdem welcher Dienst für das Produkt greift; die Fehlerprotokollierung, die in einer europäischen Datenregion liegt, aber von einem US-Unternehmen verantwortet wird und keine Inhalte eurer Prozessdokumentation erhält; und die KI-Anbieter, aber nur die, die ihr selbst auswählt. Das Hosting- und Infrastruktur-Datenblatt mit den Einzelheiten stellen wir auf Anfrage bereit.
Euer Prozesswissen wird nicht zu Trainingsmaterial — weder für uns noch für die eingesetzten Modelle. Was ihr einbringt, bleibt in eurem Kontext.
Wie die KI-Verarbeitung läuft
Bei einem KI-Produkt kommt diese Frage zuerst: Welcher Anbieter liest unsere Inhalte, wo läuft das, und verlässt etwas die EU? Hier steht die Antwort. Verbindlich geregelt ist sie in der Liste der Subprozessoren — sie ist Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags.
Welche KI-Anbieter für eure Nutzung zugelassen sind, wählt ihr aus — anbieterbezogen. Ohne eure ausdrückliche Auswahl werden an den betreffenden Anbieter keine Daten übermittelt. Kommt später ein Anbieter auf die Liste, ändert das eure bestehende Konfiguration nicht: Er wird erst wirksam, wenn ihr ihn auswählt.
Für OpenAI über Microsoft Azure ist der Verarbeitungsort Deutschland (Azure-Region Germany West Central, Frankfurt), für Google Vertex AI ebenfalls Deutschland (Region europe-west3, Frankfurt) — beide ohne Drittlandtransfer. Mistral verarbeitet im EWR. Anbieter mit Verarbeitungsort USA — OpenAI direkt, Anthropic, Groq — laufen auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Wo die Anbieter es bereitstellen, nutzen wir EU-/DE-Rechenzentren und datensparsame Einstellungen wie Zero Data Retention, um Drittlandübermittlungen zu vermeiden.
Für alle gelisteten Anbieter gilt auf Grundlage der jeweils abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsverträge: keine Nutzung der übermittelten Inhalte zu Trainings- oder Modellverbesserungszwecken, Speicherung nur im vertraglich vereinbarten und dafür erforderlichen Umfang.
Die KI-Anbieter werden ausschließlich eingesetzt, um von euch erzeugte Inhalte und hochgeladene Dokumente zu analysieren. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten ist dabei nicht bezweckt. Enthalten diese Inhalte personenbezogene Daten — in Mails, Tickets oder Dokumenten schwer zu vermeiden — werden sie inzident mitübermittelt und mitverarbeitet. Als Verantwortliche entscheidet ihr, welche Inhalte erfasst werden; wir empfehlen, personenbezogene Inhalte vorher zu minimieren oder zu pseudonymisieren.
Betrieb, Löschung, Ausstieg
Das Raster, das jede IT-Freigabe und jeder Einkauf abfragt. Die Aussagen unten sind vertraglich zugesichert — sie gelten für die Zusammenarbeit mit der aiio GmbH, unabhängig davon, welches Produkt ihr einsetzt.
Single Sign-on und Mehrfaktor-Authentifizierung laufen über Microsoft Entra ID oder Clerk — welcher Dienst greift, hängt vom Produkt ab und steht im Hosting- und Infrastruktur-Datenblatt. Clerk verarbeitet Anmeldedaten in den USA, auf Grundlage des Data Privacy Framework und der Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Passwortrichtlinien und Mehrfaktor bleiben in eurem Verzeichnis: Erzwungen wird, was ihr dort konfiguriert habt — Zugangsdaten speichern wir nicht.
Ruhende Daten sind mit AES-256 verschlüsselt, die Übertragung mit TLS 1.2 oder höher — auch zwischen den internen Diensten. Jeder Datensatz gehört genau einem Mandanten; jede Anfrage wird auf die Mandanten-Kennung gefiltert, die der Authentifizierungsdienst ausstellt und die aus der Anwendung heraus nicht veränderbar ist. Gesichert wird täglich, geo-redundant in eine getrennte Region.
Alle Daten könnt ihr in erster Linie selbst löschen, wann ihr es für nötig haltet. Das Vorgehen folgt einer verbindlichen Handlungsanweisung, und nach dem Löschen bekommt ihr ein Löschprotokoll. Sicherungsdateien aus der automatischen Datensicherung werden nach 30 Tagen gelöscht — auf Anforderung auch vorher.
Bei Vertragsende habt ihr das uneingeschränkte Recht auf Herausgabe oder sofortige Löschung eurer Daten nach Art. 28 DSGVO — ihr entscheidet, welches von beidem. Auf eure Anordnung werden die Daten zum Vertragsende sofort gelöscht, spätestens geschieht es bei der Deinstallation des Mandanten. Was ihr mitnehmt, liegt im ProcessCollector und lässt sich von dort als BPMN und PDF exportieren — ein Wechsel scheitert nicht am Format.
Die Supporteinheiten sind Montag bis Freitag zu den üblichen Geschäftszeiten erreichbar, über support@aiio.de. Störungen erkennt das automatische Monitoring in der Regel, bevor sie bei euch ankommen; wer eine meldet, wird über den Stand der Behebung informiert. Die Behebungsdauer richtet sich nach dem vertraglich festgelegten SLA.
Die nach Art. 28 DSGVO zugesicherten Prüfrechte stehen euch in vollem Umfang zu. Prüfrechte aus anderen Vorschriften — etwa aus euren Zertifizierungsanforderungen — räumen wir ein, sofern eine geplante Prüfung mit vier bis sechs Wochen Vorlauf angekündigt wird. Unangekündigte Prüfungen sind nicht vorgesehen.
Unterlagen, die ihr von uns bekommt
Vertragspartner ist die aiio GmbH; die Kerndokumente liegen offen in ihrem Trust Center, ohne Formular. Was hier „auf Anfrage" steht, schicken wir auf eine kurze Mail an support@aiio.de.
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) Direkt ladbar
- Liste der Subprozessoren Direkt ladbar
- Betriebs- & Sicherheitskonzept (Architektur, Verschlüsselung, Authentifizierung) Direkt ladbar
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) Teil des AVV
- ISO/IEC-27001-Zertifikat mit Geltungsbereich und Zertifikatsnummer Direkt ladbar
- Allgemeine Bedingungen SaaS (Verfügbarkeit, Laufzeiten, Rückgabe und Löschung bei Vertragsende) Direkt ladbar
- Funktionsbeschreibung — was vertraglich geschuldet ist Direkt ladbar
- Lieferantenselbstauskunft — euren Fragebogen füllen wir aus und zeichnen gegen Auf Anfrage
- Hosting- & Infrastruktur-Datenblatt Auf Anfrage
Wenn Betriebsrat oder Datenschutz mitreden
ProcessMagnet liest Systeme, in denen Beschäftigte arbeiten — Postfächer, Tickets, Gesprächsnotizen. In Deutschland gehört das früh auf den Tisch und nicht in die Woche vor dem Rollout. Was hier steht, ist keine Rechtsberatung. Es ist das, was vertraglich zugesichert ist, damit die Gegenseite ihre Vorlage darauf aufbauen kann.
- Ihr bestimmt den Umfang. Welche Quellen angebunden werden und wie tief gelesen wird, legt ihr pro Quelle fest — und wer die Ergebnisse sieht, ebenfalls.
- Bestehende Rechte gelten weiter. ProcessMagnet arbeitet mit den Berechtigungen des freigegebenen Kontos. Was dieses Konto nicht sehen darf, sieht ProcessMagnet nicht.
- Kein zweiter Datenbestand. Neben euren Systemen entsteht keine Schatten-Kopie, die sich einer eigenen Kontrolle entzieht.
- Was hinten herauskommt, sind Prozesse. Das Ergebnis sind erkannte Abläufe, Rollen und Anforderungen — abgelegt in eurem Organisationssystem.
- Personenbezug wird nicht angestrebt — und nicht verschwiegen. Enthalten die gelesenen Inhalte personenbezogene Daten, werden sie inzident mitverarbeitet. Als Verantwortliche entscheidet ihr über die erfassten Inhalte; wir empfehlen, sie vorher zu minimieren oder zu pseudonymisieren.
- Das Gespräch gibt es vorher. Quellen, Zugriffstiefe und Rechtekonzept gehen wir mit euch durch, bevor etwas verbunden wird — mit der IT, dem Datenschutz und dem Betriebsrat gleichermaßen.
Die Unterlagen, die eine Betriebsvereinbarung üblicherweise braucht — AVV, TOM, Liste der Subprozessoren und das Betriebs- und Sicherheitskonzept — stehen oben offen zum Download.
Bevor irgendetwas verbunden wird
Auf Wunsch geht eure IT die Quellen, die Zugriffstiefe und das Rechtekonzept vorab mit uns durch — vor der Demo, nicht danach. Wer Systemzugriff freigeben soll, sollte vorher wissen, was gelesen wird.
Gespräch mit eurer IT vereinbarenVerbindet eure ganze Organisation zu einem System.
In einer kurzen Demo zieht ProcessMagnet eure Systeme live zusammen — und ihr seht zum ersten Mal, wie euer Unternehmen wirklich läuft.
- In der EU gehostet
- ISO/IEC 27001
- Kein KI-Training auf euren Daten