Aus Confluence zu gelebten Prozessen
Die Prozesswahrheit lag in Confluence — dokumentiert, aber im Alltag kaum auffindbar. Das Wissen existierte, nur nutzte es niemand.
Ausgangslage
Die Abläufe waren dokumentiert — verteilt über Confluence-Seiten. Genau das war das Problem: Im Tagesgeschäft schlug kaum jemand dort nach. Das Wissen war vorhanden, aber praktisch unerreichbar, und mit jeder Änderung lief die Doku weiter von der gelebten Realität weg.
Vorgehen
Statt die Confluence-Sammlung weiterzupflegen, wurde das Prozesswissen herausgeholt und in eine zusammenhängende, lebendige Sicht überführt — strukturiert, auffindbar und nah an der tatsächlichen Arbeitsweise. Aus statischer Doku wurde eine Sicht, auf die sich das ganze Team verlässt.
Ergebnis
Das Team spart in Summe 48 Personenmonate und arbeitet 83 % effizienter. Entscheidend ist die Akzeptanz: Je mehr Kolleg:innen sehen, wie transparent es wird, desto selbstverständlicher die Nutzung — eine Wahrheit, der alle trauen.
„Wir haben ein ganzes halbes Jahr an Arbeitszeit gespart — einfach nur, weil wir aiio für unser Prozessmanagement eingeführt haben.“
Sebastian Wellmann, Leiter OPS-Support · Mobilität