Aus Confluence zu gelebten Prozessen
Die Prozesswahrheit lag in Confluence — über die Zeit zu einem knapp 800 Seiten starken SOP-PDF angewachsen, das im Alltag kaum jemand mehr öffnete. Das Wissen existierte, nur nutzte es niemand.
Ausgangslage
Die Abläufe waren dokumentiert — verteilt über Confluence und in einem daraus gewachsenen, knapp 800 Seiten starken SOP-PDF. Genau das war das Problem: Im Tagesgeschäft schlug kaum jemand dort nach. Das Wissen war vorhanden, aber praktisch unerreichbar, und mit jeder Änderung lief die Doku weiter von der gelebten Realität weg.
Vorgehen
Statt die Confluence-Sammlung weiterzupflegen, wurde das Prozesswissen herausgeholt und in eine zusammenhängende, lebendige Sicht überführt — strukturiert, auffindbar und nah an der tatsächlichen Arbeitsweise. Aus statischer Doku wurde eine Sicht, auf die sich das ganze Team verlässt.
Ergebnis
Veranschlagt war das Aufräumen als Projekt: acht Personen über sechs Monate, also 48 Personenmonate. Gebraucht hat es am Ende eine Person, fertig in wenigen Wochen — die 48 Personenmonate sind damit nicht investiert, sondern gespart. Das halbe Jahr im Zitat unten ist die Kalenderzeit, die dadurch entfiel. Die Abläufe selbst laufen seither 83 % effizienter.
Entscheidend ist die Akzeptanz: Je mehr Kolleg:innen sehen, wie transparent es wird, desto selbstverständlicher die Nutzung — eine Wahrheit, der alle trauen.
„Wir haben ein ganzes halbes Jahr an Arbeitszeit gespart — einfach nur, weil wir aiio für unser Prozessmanagement eingeführt haben.“
Sebastian Wellmann, Leiter OPS-Support · Mobilität
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